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23 de julho de 2012

Tipos de planejamento

Falar de planejamento é falar de algo bastante abrangente, que deve envolver toda a organização. Devido a esta abrangência, o planejamento pode ser classificado em tipos distintos, de acordo com sua utilidade. O plano pode ser de curto ou de longo prazo, pode envolver toda a empresa ou apenas uma tarefa, pode ser genérico ou detalhado.

Nível Estratégico
Em primeiro lugar, existem os planos Estratégicos, envolvem a visão global de toda a empresa, possui um conteúdo genérico e bastante sumarizado e são de longo prazo, geralmente um horizonte de 5 anos ou mais. Este tipo de plano é elaborado pela alta administração ou pelos empreendedores e proporcionam aos demais gerentes um senso de direção para o futuro da organização.

Os planos estratégicos dizem respeito à adaptação da empresa às mudanças que ocorrem no ambiente, muito mais sujeito à incertezas, o que leva as decisões a serem baseadas em julgamentos e não em dados concretos. A visão global deste plano faz com que exista uma unidade em torno de objetivos de longo prazo comuns a todas as divisões, independentemente de quão autônomas elas sejam. No geral, o plano estratégico tenta responder questões do tipo: Porque a empresa existe, o que ela faz e como faz. Leva em consideração as competências organizacionais e os desafios que pretende atingir no longo prazo. O processo de concepção do plano Estratégico dá origem e/ou valida a missão, a visão, os valores, as crenças e princípios da organização.

Nível Tático
Em seguida, vêm os planos Táticos, que envolvem os objetivos intermediários de cada unidade organizacional, seja unidade de negócios ou departamento. Estes planos são menos genéricos do que os Estratégicos, são um pouco mais detalhados, são elaborados pela gerência média e cobrem um horizonte de médio prazo, geralmente de um a dois anos. Os planos Táticos devem estabelecer uma coordenação e integração entre si e devem estar alinhados com o plano Estratégico.

Um plano Estratégico dá origem a vários planos Táticos. São planos mais especialistas, de acordo com as funções desempenhadas pela divisão ou departamento. Alguns exemplos de planos Táticos são: Produção, Marketing, Pessoal, Financeiro ou Novos Produtos. Existe ainda uma sub-classificação dos planos Táticos, chamada de Políticas. As políticas são como guias gerais de ação, reúnem orientações genéricas que levam as pessoas a tomar as melhores decisões pois definem fronteiras e limites dentro dos quais as pessoas podem estabelecer cursos de ação. Assim, existem as políticas de recrutamento de pessoal, políticas de relacionamento com clientes, políticas de segurança, entre outras.

No caso das pequenas e médias empresas, não há necessidade de elaborar planos táticos, pois elas são necessárias como uma forma intermediária de traduzir os grandes planos estratégicos em ações do nível operacional a ser descrito a seguir, como as empresas pequenas são mais simples, não há necessidade deste nível do plano.

Nível Operacional
A partir dos planos Táticos são desenvolvidos os planos Operacionais. Estes planos são bem mais objetivos, racionais e detalhados, elaborados pelos executores operacionais da empresa, abordando cada operação do departamento em separado em um horizonte de tempo de curto prazo, de um ano ou menos. São planos que se preocupam com o ‘que fazer’ e ‘como fazer’ as atividades cotidianas da organização.

Estes planos devem estar proliferados em toda a empresa e podem estar constituídos também por sub-planos, com diferentes graus de detalhamento. No fundo, estes planos simplesmente asseguram que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, afim de que esta possa alcançar seus objetivos.

De todos os planos operacionais que podem existir, os mais comuns são:
a) Procedimentos: Uma seqüência de etapas ou passos que devem ser rigorosamente seguidos para a execução de um plano, elas indicam como chegar a um determinado objetivo. É importante notar que os procedimentos operacionais são diferentes das políticas do plano tático. Enquanto os procedimentos dizem exatamente o que precisa ser feito, as políticas não são tão específicos, servem apenas como guias para pensar e decidir.
b) Orçamentos: Estes planos são relacionados com o uso do dinheiro em um determinado período de tempo. São também popularmente conhecidos por sua terminologia em inglês: Budget. Podem ser segmentados por projetos, por períodos de tempo, por atividade ou por áreas.
c) Programas: São planos relacionados com o tempo. Distribuem as atividades que devem ser realizadas ao longo de uma linha de tempo. Os tempos podem ser determinados em função de horas, dias, semanas ou até meses. Cronogramas é outro nome popular para designar os programas.
d) Regras: Ou regulamentos dizem respeito ao comportamento das pessoas em determinadas situações. Especificam o que as pessoas podem ou não podem fazer, diferem das políticas porque são bem mais específicos e diretos, e visam limitar o grau de liberdade das pessoas em situações que podem ser previstas com antecedência.

Como cada plano é elaborado por níveis distintos na escala organizacional, é importante que a harmonia seja mantida em todo o processo, pois cada um, dentro de sua especialidade pode não estar em consonância com os objetivos da empresa. Assim, é importante enfatizar que existe uma ordem que deve ser seguida na elaboração destes planos. Os primeiros planos devem ser sempre os Estratégicos, para que gerem os indicadores para os planos Táticos e que, por sua vez, inspiram os planos Operacionais. Fazer os planos fora desta ordem é como se ensaboar no banho antes de se molhar, ou seja, as ações perdem o sentido. Imagine alguém que planeja fazer um contato com um cliente potencial em Recife, imaginando estar alinhado com um plano de vendas que visa explorar a região, mas desconectado da estratégia empresarial que vai enfatizar a exportação dos produtos.

Fonte:
Marcos Hashimoto é professor de Empreendedorismo do Insper Instituto de Ensino e Pesquisa onde também coordena o CEMP (Centro de Empreendedorismo), Consultor e Palestrante, doutor em Administração de Empresas pela EAESP/FGV (Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas), autor do livro Lições de Empreendedorismo e do software SP Plan de planos de negócios. Seu site pessoal é www.marcoshashimoto.com. Para conhecer melhor o trabalho do CEMP acesse www.insper.edu.br/cemp

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