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12 de março de 2014

A Informação e sua utilidade para a gestão de empresas

A informação é uma abordagem inovadora da gestão de informação e do conhecimento em unidades de informação e empresas, por ser uma questão conceitualmente nova, as empresas devem estar atentas ao recolhimento, armazenamento e utilização adequada dessas para que possam usá-las a favor de seus objetivos. O objetivo deste texto é sensibilizar as empresas para que notem que as informações são ferramentas essenciais não só fora da organização, como dentro da própria empresa.

A informação está conquistando espaço tanto no ambiente digital, entre os negócios eletrônicos, bibliotecas virtuais, comércio eletrônico, quanto nas micros, pequenas e grandes empresas. Exemplos que vem ganhando cada vez mais força são os jornais e revistas eletrônicos, newsletter, músicas, que são apostas de sites e portais para construir uma espécie de fidelidade entre a empresa e os internautas, fãs e clientes. Lojas também estão buscando maneiras alternativas e estão atraindo o consumidor através de catálogos online, dispensando intermediadores e fazendo promoções online, além de listas de FAQ (Frequently Asked Questions) para o esclarecimento de dúvidas.

A informação possui um valor relativo, por isso já houveram pesquisas para tentar quantificar e qualificar seu valor. Moody e Walsh apresentaram, durante a Conferência Europeia de Sistemas de Informação de 1999, um estudo sobre a mensuração do valor da informação: A informação só possui relevância quando existe e é acessada.

Os pesquisadores definiram as sete leis para melhorar o entendimento desse ativo intangível de modo a tornar possível a mensuração de seu valor. São elas:

a) a informação é infinitamente compartilhável;

b) o valor da informação aumenta com o uso;

c) a informação é perecível;

d) o valor da informação aumenta com a acurácia;

e) o valor da informação aumenta quando combinada com outra informação;

f) mais informação não é necessariamente melhor;

g) a informação não se esgota com o consumo.

Entre seus usuários, há um consenso sobre a localização da informação: ela está praticamente em apenas dois lugares: Na sua empresa ou na internet, pronta para ser descoberta.  Este consenso nos leva a aprofundarmos os estudos e o desenvolvimento de metodologias que possam aplicar estas informações organizacionais em prol da empresa detentora.

 

Mercado da informação e sua utilidade para a Gestão

 Dentro das empresas a informação é uma classe particular entre os demais recursos. Seu valor se difere de acordo com a pessoa que vai recebe-la, tratá-la e utilizá-la. Ou seja, apesar de ser completamente reutilizável, uma informação pode não ter o mesmo valor para diferentes pessoas, pois depende do que cada pessoa busca e para o quê esta será utilizada. Por isso, independente do porte da empresa, aquele que gerencia a informação deve saber as melhores opções para utilizá-la e assim obter o máximo de aproveitamento.

Toda empresa possui em suas quatro áreas necessidades de otimização de processos, para melhor produtividade. Para melhor entendimento do gerenciamento e do bom acompanhamento, destrinchamos os quatro departamentos.

 

O Marketing

O marketing é um processo onde as necessidades de informação e conhecimento dos usuários são atendidas por meio da troca de informação e serviços dessas organizações.

Isto envolve:

a) pesquisar e entender as necessidades dos usuários e outros fatores do mercado;

b) selecionar e definir os usuários ou grupos de clientes que os serviços de informação atenderão;

c) definir a oferta, em termos de produtos e elementos associados do marketing mix e fazer isso como referência para o valor potencial que a oferta pode proporcionar ao usuário;

d) oferecer produtos e serviços alinhados às expectativas e interesses dos usuários;

e) assegurar a comunicação e o engajamento com a comunidade usuária;

f) estabelecer o direcionamento estratégico e fazer planos para dar suporte e continuidade ao engajamento com a comunidade usuária.

Phillip Kotler definiu como mercado potencial “o conjunto de consumidores que possuem renda, interesse suficiente por uma oferta ao mercado” e acrescentou que o “mercado disponível é o conjunto de consumidores que possuem renda, interesse, acesso e uma determinada oferta”. Ele fixou a ideia de mercado que abrange cenário, atores e processos de determinado setor.

De acordo com Kotler a melhor propaganda é o cliente satisfeito, ou seja, reafirmamos que informações sobre o universo no qual sua empresa se encontra são extremamente relevantes. É válido lembrar que os clientes são a razão da existência das empresas.

 

A Área de Recursos Humanos

Está é uma área estratégica que deve ser parceira de negócios dentro da organização. Infelizmente, ainda existem empresas que não conseguem identificar os reais responsáveis pela gestão de seu capital humano e acabam tratando como custo o que deveria ser visto como ativo.

Os funcionários são o ativo das empresas, pois são eles que dão vida a empresa e quando tem seu trabalho reconhecido tendem a exibir alto desempenho. Porém ainda há barreiras que impedem o gerenciamento:

a) líderes que não encaram seu capital humano como ativo, influenciando a cultura da empresa e a atitude de seus gestores;

b) despreparo dos executivos para gerir seu pessoal, não raro servindo de mal exemplo a seus subordinados;

c) posicionamento não estratégico e falta de valorização das áreas de recursos humanos nas empresas;

d) não tratamento desse tema como matéria relevante nos cursos superiores.

Vemos no fluxograma abaixo o jeito mais adequado de realizar os processos. Temos a quantidade de pessoas que estão cuidando de outras pessoas, suas políticas e o nível de informação que a área de RH necessita.

A Informação: sua utilidade para a gestão de empresas

A Área Operacional

 

Na área de operações encontramos as ações comerciais, que são as vendas, a administração de vendas, o atendimento e o faturamento. Também é visto o processo de compras, no qual são eleitos os principais fornecedores, o prazo de atendimento, as condições comerciais, os atendimentos específicos de produtos, a matéria prima, a localização, o tempo de entrega e as condições de faturamento.

Já o Processo e a Produção são focados nos produtos e serviços, para os quais direcionamos os mais diferentes processos com a utilização de indicadores como o tempo, a produtividade etc.

Usamos como base o Ciclo PDCA: Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Acompanhar e Agir), que é uma ferramenta criada para direcionarmos a empresa pelo melhor caminho possível. Ele é fundamental para a análise e melhoria dos processos organizacionais, além da manutenção e melhoria da produção do grupo. O PDCA é base para outros sistemas de informação como a ISO 9001- Gestão de Qualidade, ISO 14001- Gestão Ambiental, OHSAS – Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional, entre outros.

 

A Área Financeira

Para aproveitar e otimizar bem essa área, deve-se entender primeiro o sentido e o significado de finanças. Ela corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. Sabendo disso, é possível perceber que as finanças fazem parte do cotidiano, no controle dos recursos para compras e aquisições.

Podemos associar a administração financeira a uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar, da forma mais eficaz possível, a concessão de crédito para clientes, o planejamento, a análise de investimentos e os meios viáveis para a obtenção de recursos, feitos para financiar operações e atividades da empresa. Não podemos esquecer de sempre visar o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, desperdícios e observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa.

Para aqueles que querem se manter informados, é importante acompanhar indicadores tradicionais como por exemplo:

1- Controles Financeiros e a Gestão Empresarial

  • Controles Financeiros
  • Importância dos Controles Financeiros
  • Controle Diário de Caixa
  • Controle Bancário
  • Controle Diário de Vendas
  • Controle de Contas a Receber
  • Controle de Contas a Pagar
  • Controle de Estoques

2- Demonstrativos Financeiros na empresa

  • Demonstrativos Financeiros
  • Importância dos Demonstrativos Financeiros na Gestão da empresa
  • DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício
  • BP – Balanço Patrimonial
  • DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa

 

 

Considerações Finais

Após apresentar a quantidade de informações necessárias dentro de uma empresa, em um momento onde se fala de dados e sociedade do conhecimento, temos como objetivo incentivar uma cultura empresarial voltada às informações, que são geradas por elas próprias e recebidas pelo mercado e pelos seus concorrentes.

A intenção é sensibilizar as organizações a saberem utilizar o conhecimento já contido em seus processos produtivos, financeiros, comerciais e de pessoal, com confiança e adicionar novas práticas de gestão de acompanhamento e mensuração de seus resultados.

 

 

Geraldo L. Veiga Rodrigues- Msc Em Administração de Empresas. Consultor de Gestão Empresarial e Desenvolvimento Setorial. Entusiasta e desenvolvedor de artigos sobre a “Informação”. Sócio-Gestor da Duplo Foco Consultoria e Gestão Empresarial Ltda.

 

Referências

– AMARAL, Sueli Angélica.  Marketing  da Informação: abordagem inovadora para entender o mercado e o negócio da informação. Ci. Inf., Brasília, DF, v. 40 n. 1, p.85-98, jan./abr., 2011

 

– BICHUETTI, José Luiz. Gestão de pessoas não é com o RH!, Haward Business Review, http://www.hbrbr.com.br/materia/gestao-de-pessoas-nao-e-com-o-rh, Acessado em 10/03/2014.

 

–  KOTLER, Philip. Administração de marketing. São Paulo: Prentice Hall, 2000. 764p.

 

–  MC GEE, J. V.; PRUSAK, L. Gestão estratégica da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994.

 

–  MOODY, D.; WALSH, P. Measuring the value of information: na asset evaluation approach. European Conference on Information Systems, 1999. Disponível: http://wwwinfo.deis.unical. it/~zumpano/2004-

005/PSI/lezione2/ValueOfInformation.pdf.Acesso: 6 de maio de 2009.

 

–  ROWLEY, J. Information marketing. 2nd ed. Hants; Burlington: Ashgate

Publishing Limited, 2006.

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