O objetivo deste texto é sensibilizar as empresas para que notem que a gestão da informação é uma ferramenta essencial dentro do ambiente corporativo.
As empresas devem estar atentas, portanto, ao recolhimento, armazenamento e utilização adequada dos recursos informacionais, principalmente para que possam utilizá-los a favor de seus objetivos.
O que a informação vem modificando
A informação está conquistando espaço no ambiente digital e em empresas de diversos portes. Por exemplo, jornais, revistas eletrônicas e newsletters vêm ganhando cada vez mais força pois são apostas de sites e portais para construir relacionamentos com seus clientes.
Lojas também estão buscando maneiras alternativas de atrair consumidores através de catálogos online, além de FAQ’s (Frequently Asked Questions) para o esclarecimento de dúvidas.
O recurso informacional possui um valor relativo, por isso já houve pesquisas para tentar não só quantificar como também qualificar seu valor. Moody e Walsh apresentaram um estudo sobre a mensuração do valor da informação: a informação só possui relevância não somente quando existe, como também é devidamente acessada pelos colaboradores, só para exemplificar.
As sete leis da gestão da informação
Em princípio, os pesquisadores definiram as sete leis para melhorar o entendimento desse ativo intangível, de modo a tornar possível a mensuração de seu valor. São elas:
a) a informação é infinitamente compartilhável;
b) o valor da informação aumenta com o uso;
c) a informação é perecível;
d) o valor da informação aumenta com a acurácia;
e) o valor da informação aumenta quando combinada com outra informação;
f) mais informação não é necessariamente melhor;
g) a informação não se esgota com o consumo.
Existe um consenso sobre a localização da informação: ou já se encontra dentro de empresa, ou pronta para ser descoberta na internet. Esse consenso nos leva portanto ao aprofundamento dos estudos e o desenvolvimento de metodologias que se possam, assim, aplicar tais informações em prol da empresa detentora.
Gestão da Informação como recurso
Dentro das empresas a informação é uma classe particular entre os demais recursos. Seu valor se difere de acordo com a pessoa que vai recebe-la, tratá-la e utilizá-la. Ou seja, apesar de ser completamente reutilizável, uma informação pode não ter o mesmo valor para diferentes pessoas, pois depende do que cada pessoa busca e para o quê esta será utilizada. Por isso, independente do porte da empresa, aquele que gerencia a informação deve saber as melhores opções para utilizá-la e assim obter o máximo de aproveitamento.
Toda empresa possui em suas quatro áreas necessidades de otimização de processos, para melhor produtividade. Para melhor entendimento do gerenciamento e do bom acompanhamento, destrinchamos os quatro departamentos.
Marketing
O marketing é um processo onde as necessidades de informação e conhecimento dos usuários são atendidas por meio da troca de informação e serviços dessas organizações. De acordo com Kotler a melhor propaganda é o cliente satisfeito, ou seja, reafirmamos que informações sobre o universo no qual sua empresa se encontra são extremamente relevantes. É válido lembrar que os clientes são a razão da existência das empresas.
Objetivos do Marketing
a) pesquisar e entender as necessidades dos usuários e outros fatores do mercado;
b) selecionar e definir os usuários ou grupos de clientes que os serviços de informação atenderão;
c) definir a oferta, em termos de produtos e elementos associados do marketing mix e fazer isso como referência para o valor potencial que a oferta pode proporcionar ao usuário;
d) oferecer produtos e serviços alinhados às expectativas e interesses dos usuários;
e) assegurar a comunicação e o engajamento com a comunidade usuária;
f) estabelecer o direcionamento estratégico e, assim, fazer planos para dar suporte e continuidade ao engajamento com a comunidade usuária.
Recursos Humanos
Essa é uma área estratégica que deve, portanto, ser parceira de negócios dentro da organização. Infelizmente, ainda existem empresas que não conseguem identificar os reais responsáveis pela gestão de seu capital humano e acabam tratando como custo o que deveria ser visto como ativo.
Os funcionários são o ativo das organizações, pois são eles que dão vida à empresa. Quando têm seu trabalho reconhecido tendem a exibir alto desempenho, por consequência. Porém, ainda há barreiras que impedem o gerenciamento.
Problemas com gerenciamento
Quais são os principais percalços que podem aparecer:
a) líderes que não encaram seu capital humano como ativo, influenciando a cultura da empresa e a atitude de seus gestores;
b) despreparo dos executivos para gerir seu pessoal, não raro servindo de mal exemplo a seus subordinados;
c) posicionamento não estratégico e falta de valorização das áreas de recursos humanos nas empresas;
d) não tratamento desse tema como matéria relevante nos cursos superiores.
Operações
Na área de operações encontramos as ações comerciais, em resumo: as vendas, a administração de vendas, o atendimento e o faturamento. Também é visto o processo de compras, no qual são eleitos os principais fornecedores, o prazo de atendimento, as condições comerciais, os atendimentos específicos de produtos, a matéria prima, a localização, o tempo de entrega e as condições de faturamento.
Já o Processo e a Produção, em seguida, são focados nos produtos e serviços, para que direcionamos os mais diferentes processos com a utilização de indicadores como o tempo, a produtividade etc.
PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Usamos como base o Ciclo PDCA: Plan, Do, Check, Action (Planejar, Fazer, Acompanhar e Agir), que é uma ferramenta criada para que direcionemos a empresa pelo melhor caminho possível.
Ele é fundamental, em primeiro lugar, para a análise e melhoria dos processos organizacionais, além da manutenção e melhoria da produção do grupo.
O PDCA é base para outros sistemas de informação como a ISO 9001- Gestão de Qualidade, ISO 14001- Gestão Ambiental, OHSAS – Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional, entre outros.
Finanças
Para aproveitar e otimizar bem essa área, portanto, deve-se entender, em primeiro lugar, o sentido e o significado de finanças, já que correspondem ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados para que transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro sejam feitos.
Sendo assim, é possível perceber que as finanças fazem parte do cotidiano, no controle dos recursos para compras e aquisições.
Podemos associar a administração financeira a uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar, assim, da forma mais eficaz possível, a concessão de crédito para clientes. Além disso, o planejamento, a análise de investimentos e os meios viáveis para a obtenção de recursos, feitos para financiar operações e atividades da empresa.
Não podemos esquecer, no entanto, de sempre visar o desenvolvimento, evitando gastos desnecessários, e assim desperdícios. Ou seja, sempre observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa.
Indicadores tradicionais
1- Controles Financeiros e a Gestão Empresarial
- Controles Financeiros
- Importância dos Controles Financeiros
- Controle Diário de Caixa
- Controle Bancário
- Controle Diário de Vendas
- Controle de Contas a Receber
- Controle de Contas a Pagar
- Controle de Estoques
2- Demonstrativos Financeiros na empresa
- Demonstrativos Financeiros
- Importância dos Demonstrativos Financeiros na Gestão da empresa
- DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício
- BP – Balanço Patrimonial
- DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa
Sendo assim, do que estamos falando?
Depois que apresentamos a quantidade de informações necessárias dentro de uma empresa, em um momento onde se falam de dados e sociedade do conhecimento, temos como objetivo, portanto, incentivar uma cultura empresarial voltada às informações, que são geradas por elas próprias e recebidas, primeiramente, pelo mercado e, em segundo lugar, pelos seus concorrentes.
A intenção, sendo assim, é sensibilizar as organizações dessa forma para que saibam utilizar o conhecimento já contido em seus processos produtivos. Sendo assim, os processos financeiros, comerciais e de pessoal, com confiança, adicionando novas práticas de gestão de acompanhamento e mensuração de seus resultados.
Precisa de ajuda para conseguir extrair ao máximo as informações que já existem dentro da sua empresa e, dessa forma, otimizar seus resultados? Fale conosco.
Referências:
– AMARAL, Sueli Angélica. Marketing da Informação: abordagem inovadora para entender o mercado e o negócio da informação. Ci. Inf., Brasília, DF, v. 40 n. 1, p.85-98, jan./abr., 2011
– BICHUETTI, José Luiz. Gestão de pessoas não é com o RH!, Haward Business Review, http://www.hbrbr.com.br/materia/gestao-de-pessoas-nao-e-com-o-rh, Acessado em 10/03/2014.
– KOTLER, Philip. Administração de marketing. São Paulo: Prentice Hall, 2000. 764p.
– MC GEE, J. V.; PRUSAK, L. Gestão estratégica da informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994.
– MOODY, D.; WALSH, P. Measuring the value of information: na asset evaluation approach. European Conference on Information Systems, 1999. Disponível: http://wwwinfo.deis.unical. it/~zumpano/2004005/PSI/lezione2/ValueOfInformation.pdf. Acesso: 6 de maio de 2009.
– ROWLEY, J. Information marketing. 2nd ed. Hants; Burlington: Ashgate Publishing Limited, 2006.
